La gestion des plannings d’intervention à domicile par Anaïs PROUST, formatrice

Quel est le contenu de la formation gestion des plannings ?

La formation gestion de planning est très complète car elle aborde toutes les facettes de la planification d’un service d’aide et ou de soins à domicile. En partant des besoins des bénéficiaires, il faut construire des plannings englobant beaucoup de paramètres.

Tout d’abord, il est important de préciser qu’il n’existe pas une façon universelle de construire des plannings d’intervention. Chaque structure aura ses spécificités en termes de public aidé, de profil des salariés, d’accords internes, de paramètres géographiques…. Rendant la construction de planning unique à chaque structure. Néanmoins, cette formation permet de donner des fils conducteurs de construction de planning, de prendre du recul sur les pratiques de chacun et de s’adapter aux évolutions sociétales.

En début de session, nous identifions ensemble les enjeux collectifs et individuels existants autour des plannings afin de sensibiliser tous les acteurs à cette problématique.
Ensuite, un rappel de la législation est primordial afin de revoir le cadre légal et réglementaire. Nous abordons également une partie plus chiffrée nécessaire afin de maîtriser les données de pilotage d’un service. Le calcul du potentiel, la gestion de la modulation du temps de travail… sont des éléments incontournables à la bonne gestion d’un SAAD ou d’un SSIAD et qu’il faut maîtriser afin qu’ils deviennent des réflexes et des gardes fous.

Toute une partie de cette formation est également dédiée aux valeurs humaines et managériales existantes autour des plannings. Le planning n’est pas qu’un outil mathématique et logique ! Il est également le reflet de notre façon de répondre aux besoins des personnes aidés et de notre façon de manager. Prendre en compte les besoins des bénéficiaires et des patients, les contraintes personnelles des salariés, la coordination avec les partenaires (rdv kiné, dialyse…) … sont autant d’éléments qui se traduisent dans notre façon de construire les plannings.

Nous abordons ensuite différentes notions pratiques telles que les tournées, les cycles de travail, la gestion des congés et des remplacements… nous donnant des méthodes permettant de faciliter la construction. L’objectif étant de construire des trames de plannings assurant une continuité de service qualitative en réponse aux besoins des aidés.

Une grande partie de cette formation est également dédiée à la mise en pratique de tous les points abordés par la construction d’un planning. Cette partie permet de s’assurer que le cadre légal est bien assimilé mais également de confronter les pratiques de chacun car il n’existe pas une seule solution.

Vous parliez d’enjeux autour de la gestion des plannings ?

En effet, la gestion des plannings comporte de multiples enjeux !

• Des enjeux humains : la réponse aux besoins des usagers et le premier enjeu d’un planning : La durée et la fréquence des interventions, les personnes dédiées à ces interventions, la coordination et la communication autour de ces interventions… mais également la bonne coordination entre vie professionnelle et personnelle des équipes. Tous ces éléments sont traduits dans notre façon de construire notre planning. Le planning est également l’outil qui permet de gérer les congés d’une équipe et les remplacements anticipés comme imprévus. Il ne suffit pas de combler des cases vides !
• Des enjeux financiers : véritable outil de maitrise des coûts, le planning permet de suivre et respecter la modulation du temps de travail, anticiper nos capacités RH (actuelles et futures), maitriser les coûts liés aux déplacements, respecter les enveloppes financières allouées par les plans d’aides mais également d’effectuer des paies et des factures traduisant les missions effectuées. En effet, les logiciels de planification déversent leurs données en paie et en facturation. Moins il y aura d’erreurs sur les plannings (interventions en doublons, dépassement de plan d’aide, absence de salariés non notifiées…) plus les paies et les factures seront correctes et moins il y aura de contestations.
• Les enjeux règlementaires : respecter les contraintes légales et règlementaires en termes de droit du travail est une obligation permettant de respecter le droit des salariés et de protéger la structure.
• Les enjeux managériaux et de QVT : et enfin, le planning comporte des enjeux managériaux car il permet de traduire les négociations à l’embauche de salariés (dispo / indispo), de faire preuve d’équité dans le traitement des demandes de chacun, entendre et traduire les remarques de l’équipe (ordre de tournée, temps de déplacement, durée des interventions…). Véritable chef d’orchestre du fonctionnement d’un service à domicile, le planning est aussi un outil managérial car il permet d’illustrer certaines décisions prises par la direction (acceptation de congés, autorisation d’absence…). Il est indéniable qu’il faut impliquer au maximum les équipes dans la construction des plannings et communiquer autour de ces derniers afin d’expliquer certaines décisions et démontrer que les décisions ne sont pas prises de manière arbitraire.

A qui s’adresse cette formation ?

Véritable outil de pilotage d’un service à domicile, je pense que tous les acteurs gravitant de près ou de loin autour de la planification devraient assister à cette formation. Ancienne aide à domicile, assistante technique, responsable de secteur puis cheffe d’agence d’une association d’aide et de soins à domicile j’ai pu exécuter, construire et superviser les plannings de plusieurs équipes.
Selon moi, chaque maillon de la chaîne administrative (CCAS, association ou structure privée) devrait être sensibilisé à cette thématique. Le premier objectif étant bien sûr de donner des clefs de construction de plannings aux assistantes et / ou responsable de secteur mais il est important que les directions y soient sensibilisées afin de mesurer la difficulté liée à cette tâche et de mesurer l’impact de certaines décisions stratégiques.

Pourquoi se former à la gestion des plannings ?

Comme toutes formations, celle-ci permet de prendre du recul et de confronter nos pratiques avec nos homologues. N’existant pas à ce jour de réelles formation certifiante ou diplômante pour être assistante planning en SAAD ou SSIAD, l’apprentissage de la construction de plannings se fait bien souvent en interne. Bien entendu cela permet de respecter les accords internes et les pratiques du service mais bien souvent certaines notions comme le droit du travail ou les calculs de potentiels et modulation du temps de travail ne sont pas assez approfondies. Une fois maitrisées, ces notions permettent de construire des plannings répondant aux besoins des bénéficiaires et des salariés mais également de mieux maitriser nos coûts (déplacements, sectorisation, fonctionnement en tournées…).

Optimiser et harmoniser les pratiques de construction de plannings entre acteurs du domicile (SSIAD / SAAD) permet également de faciliter la coordination entre les différents acteurs, véritable demande des pouvoirs publics.

Anaïs PROUST